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Planifier un événement peut être un projet extrêmement excitant. Mais surtout pour le planificateur inexpérimenté, cela peut également fournir un certain degré de stress. Comment savoir si un lieu en particulier convient le mieux à votre événement?
Ces dix questions peuvent aider. Y compris les deux questions que vous devriez poser à vous-même en tant qu’organisateur et lieu, ces demandes vous aideront à choisir le meilleur lieu possible pour votre événement et vous aideront à déterminer la logistique indispensable à la réalisation de votre événement. un succès.
1. Combien de personnes sont sur la liste des invités ?
Supposons que vous organisiez une réunion intime avec vos amis les plus proches. Est-ce que cette liste comprend 20 personnes, ou 200 ? Cela dépend d’un événement à l’autre, et ce montant aura un impact important sur la salle 91 que vous choisissez.
Pour assurer la sécurité des invités, la plupart des sites ont une limite maximale de nombre d’invités dans un espace à un moment donné.
2. Quel est votre budget ?
L’établissement d’un budget est un élément important de la planification d’un événement. En particulier si vous ne l’avez jamais fait auparavant, une bonne démarche proactive consiste à contacter un lieu et à vous renseigner sur les options de tarification. Différents niveaux existent souvent en fonction du type d’espace requis et du degré de service requis. Avoir une idée du prix de base peut vous aider à déterminer quel est le budget approprié et raisonnable pour votre événement.
3. Quel est le style de l’événement ?
C’est une question qu’il est bon de poser à la fois à vous-même (en tant que locataire) et à clarifier avec le lieu. Quel est le style de l’événement ? Est-ce une élégante affaire de cravate noire ?
Le style de l’événement peut vous aider à déterminer si un lieu est idéal pour vous et votre événement. Chez location salle 91, vous avez le choix en fonction du style et du ton de votre événement, vous pouvez choisir l’aménagement qui vous convient le mieux.
4. Y a-t-il des restrictions ?
Différentes salles peuvent avoir certaines règles ou restrictions en place. Cela peut être dû aux lois de zonage, aux restrictions d’espace ou pour un certain nombre d’autres raisons. Par exemple, ils peuvent avoir besoin de mettre fin aux événements avant minuit ou de ne plus servir de boissons à une heure donnée.
Demandez tout de suite s’il y a des restrictions, règles ou limites en place que vous pourriez devoir respecter. Souvent, ils sont assez faciles à contourner, mais il est bon d’être informé dès le début!
5. Peuvent-ils composer avec des restrictions alimentaires ?
De nos jours, les gens adhèrent à beaucoup plus de restrictions alimentaires, qui peuvent être dues à des raisons de santé, d’éthique ou autres. Quoi qu’il en soit, vous voulez être inclus dans les offres de votre événement pour que tout le monde puisse s’amuser.
Si le lieu propose de la nourriture ou des boissons, assurez-vous de demander s’ils sont en mesure de fournir des articles qui conviendront à certaines restrictions diététiques, si cela convient à votre événement.
6. Qu’est-ce que je suis censé apporter ?
Assurez-vous de préciser ce qui est inclus dans le forfait de location d’un espace événementiel. Par exemple, ils peuvent être en mesure de fournir des apéritifs et des cocktails pour votre fête d’anniversaire, mais vous pouvez être amené à apporter votre propre gâteau. Ils peuvent aussi fournir une décoration légère, mais vous pouvez être responsable d’apporter des fleurs ou tout autre décor.
Parlez au responsable de la location salle 91 pour avoir une bonne idée de ce que vous êtes censé apporter ou fournir. Il est possible qu’ils soient disposés à travailler avec vous sur diverses choses, soit en fournissant divers services, soit en les empêchant de vous fournir certaines choses.
7. Y a-t-il un parking sur place ?
Le stationnement peut rapidement devenir un cauchemar sans planification adéquate. Il est toujours important de demander au lieu quelles sont les options de stationnement disponibles. Selon l’endroit où ils se trouvent, ils peuvent ou non disposer d’un parking sur place. S’il y a un parking sur place, assurez-vous de demander s’il y a des frais pour ce service.
S’il n’y a pas d’aire de stationnement sur le site, renseignez-vous sur les autres options, notamment le service de voiturier, les garages ou une navette.
8. Quelles sont les heures disponibles pour l’événement ?
Les événements nécessitent beaucoup de planification et d’organisation. Toutefois, s’agissant de la configuration et de l’exécution de l’événement, il s’agit généralement d’une journée d’affaires. Il y a généralement beaucoup à faire en termes de livraison et d’installation le jour de l’événement.
Assurez-vous de vérifier auprès de salle 91 les heures pendant lesquelles le lieu sera disponible pour les livraisons, la configuration et la décoration. Souvent, des politiques spécifiques sont en place. Il est toujours bon d’en discuter au cas où vous auriez des exceptions ou des questions.
9. Le lieu peut-il suggérer des ressources ?
En règle générale, les types d’événements nécessitant un espace peuvent nécessiter des services supplémentaires de la part d’autres fournisseurs. Les ressources communes ajoutées peuvent inclure un grand fleuriste, un DJ / animateur ou un organisateur de fête. Si vous ne planifiez pas souvent d’événements ou si vous organisez un événement ailleurs que chez vous, le fait de rechercher de tels prestataires peut vous donner énormément mal à la tête. Cependant, le lieu peut souvent fournir un aperçu à cet égard.
Souvent, les gestionnaires de lieux d’événement auront une bonne connaissance de ces fournisseurs de services. Ils peuvent également fournir des informations sur ceux-ci afin que vous puissiez déterminer qui est le plus approprié pour répondre à vos besoins.
10. Quelle est la politique de paiement et d’annulation ?
Il est toujours judicieux de discuter des aspects financiers de la location salle 91. Avant tout, comment les paiements sont-ils traités ? Souvent, il y aura un dépôt avant l’événement. assurez-vous de vérifier les politiques spécifiques pour le lieu en question.
En outre, il est toujours bon de discuter de la politique en matière d’annulation. C’est tout simplement parce que des problèmes peuvent survenir, à la fois de la part du locataire de l’espace événementiel et du lieu. Bien que personne ne veuille jamais annuler, certaines circonstances atténuantes peuvent survenir de temps à autre. C’est bien de s’assurer que tout le monde est sur la même page dès le départ pour éviter les problèmes potentiels et les rancunes plus tard.